社会人は季節ごとにさまざまなイベントがあります。そのうちの一つが歓送迎会です。
通常のイベントと歓送迎会の違いは、組織に迎え入れられる人、名残り惜しくも送り出される人というような主役の存在がいることです。そのような主役に喜んでもらえる印象深い歓送迎会を催すためにも、幹事様は重要な役割を持ちます。
そこで今回は、歓送迎会に不可欠な店の選び方や、貸切クルーザーを利用したワンランク上の会場の歓送迎会クルーズについて紹介します。
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幹事を悩ませる歓送迎会のお店選び
初めて幹事を任された場合、どのようなお店を選べばいいのか悩んでしまうことも多いのではないでしょうか。そのようなときは、「歓送迎会で何をするか」というメインとなる目的を考えて、それができるお店を選ぶのが得策です。
例えば、通常の歓送迎会では、開会の挨拶があって乾杯をし、料理に舌鼓を打ちながらの歓談、主役の挨拶やスピーチ、そして送別会の場合は花束やプレゼントを渡してお開き、のような流れが一般的です。
まずはこれらがスムーズに行えるお店をピックアップし、そのなかからさらに条件を絞る形でお店を選ぶと、理想のお店を選び出せます。
参加者に喜ばれる！歓送迎会の店選びの6つのポイント
主役を含めた歓送迎会の参加者に喜ばれるお店としては、次のような特徴があります。
1.アクセスの良さ・集合しやすさ
歓送迎会は部署全体や複数チーム合同で開催されることも多く、参加人数が多くなりがちです。そのため、駅から近いまたは誰でも迷わず到着できる立地であることは重要です。
仕事終わりに開催されるケースがほとんどのため、移動に時間がかかるお店や分かりにくい場所だと、遅刻者が出てしまったり、参加自体を断念する人が出たりするといった問題が発生します。
駅チカや主要路線沿いのお店を選ぶことで、参加者の移動負担を減らし、スムーズな集合が可能になります。
2.人数変更や時間調整への柔軟な対応
歓送迎会では、直前になって「急な残業で参加できなくなった」「予定が早く終わり、開始時間を少し早めたい」といった変更が発生することも珍しくありません。
こうした事態に備えて、人数変更や時間調整に柔軟に対応してくれるお店を選ぶことが大切です。人数変更に融通が利かないお店の場合、キャンセル料の発生や席配置の問題で幹事の負担が一気に増えてしまいます。
事前に「何名まで変更可能か」「いつまで人数変更を受け付けてくれるか」を確認しておくことで、余計なストレスを抱えることなく、当日の進行や参加者への気配りに集中できます。
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3.料理の満足度と幅広い好みへの対応
歓送迎会の印象を左右する要素の一つが料理です。参加者の年齢層や嗜好はさまざまで、あっさりした料理を好む人やボリューム重視の人、お酒より食事を楽しみたい人など、求めるものが異なります。
和食・洋食のバランスが良いコースや、アレルギー・苦手食材に配慮してくれるお店を選ぶと、満足度が高まります。
「料理が美味しかった」という印象は、歓送迎会全体の評価に直結します。主役となる送別・歓迎される方にとっても、心に残る良い思い出となるでしょう。
4.予算の分かりやすさ
幹事にとって頭を悩ませがちなのが会費や精算の管理です。コース料金が明確で、飲み放題込みのプランを用意しているお店は心強い存在です。
会計が複雑だと、追加料金が発生してしまったり、参加者からの集金がスムーズにいかなかったりといったトラブルが起こりやすくなります。
あらかじめ予算がはっきりしていれば、参加者にも案内しやすく、当日の精算もスムーズです。幹事はお金の心配をせず、進行や挨拶の段取りなど、本来注力すべき役割に集中できます。
5.プライベート感の確保
歓送迎会に欠かせない挨拶やスピーチは、参加者みんなに聞こえる声で話さなければいけません。しかし、参加者ではない第三者にはできれば聞かれたくないと考える人も多いです。
こういった理由から、歓送迎会を開く場合は個室を選ぶのがベストです。周りに気兼ねすることなく、スピーチや拍手ができる環境を作ることで、参加者に余計な気を使わせません。
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6.特殊なイベントや演出への対応
通常の飲み会との差別化を図るためにも、歓送迎会には印象に残るイベント性の高いものを取り入れるのがおすすめです。
参加者全員で特別な体験を共有することは、心の距離を縮めるのにも役立ちます。こういったイベントや演出が手軽に行えるような音響映像設備が整っているお店を会場にすると、幹事様の負担を減らすことにもつながります。
関連記事：歓送迎会の会場は船の上がおすすめ！クルーザーを貸し切ったとっておきのプラン
店選びに迷ったら！クルージングで叶える理想の歓送迎会
ここまで歓送迎会に利用しやすい会場について紹介してきましたが、一味違う歓送迎会を催すなら、アニバーサリークルーズが提供している貸切クルーザーを会場にしてみてはいかがでしょうか。
手軽に非日常を味わえる
歓送迎会は、毎年恒例の行事のため、参加者のなかにはマンネリを感じている方もいるでしょう。その点、普段見慣れないクルーザーが会場になると、それだけで参加者に驚きや新鮮味を与えらます。
クルーザーの種類やサイズも豊富に取りそろえているため、歓送迎会の趣旨に合った最適な船をご利用いただけます。
リラックスできる大きな完全個室
地上の飲食店の個室の場合、隣室の物音が気になるという方も少なくありません。
アニバーサリークルーズの貸切プランでは、クルーザーをまるごと一隻貸切にできるため、クルージング中にほかのお客さんの存在を感じることがありません。
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あらゆるイベント演出に対応
アニバーサリークルーズでは、あらゆる歓送迎会に利用しやすいイベントや演出をオプションで追加可能です。
また、プロジェクターやスクリーン、DJ器材などのレンタルも行っており、自分たちで自由にお使いいただけます。
経験豊富なコンシェルジュがサポート
※大型クルーザー『フロンティアルーツ』
初めて幹事をする方や、これまでクルーザーを利用したことがない方でも、安心して歓送迎会クルーズのプランを作成できるように、経験豊富なコンシェルジュが全力でサポートいたします。
予算や参加人数に合わせた最適なプランを作成していただけます。今年の歓送迎会で幹事を任されたという方は、ぜひアニバーサリークルーズの歓送迎会クルーズをご検討ください。
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編集長 | 高橋 知里
